Van HubSpot of Salesforce naar Pipedrive migreren: het complete draaiboek

De meeste migratie-handleidingen gaan over het exporteren van een CSV en het mappen van velden. Dat is het makkelijke deel — een middag werk. De projecten die misgaan, gaan niet mis op de import. Ze gaan mis omdat het team de eerste week na go-live nog steeds in het oude systeem werkt, of omdat je tien jaar rommel hebt overgezet en de nieuwe Pipedrive op dag één al voelt als de oude.

Dit is het draaiboek dat wij hanteren. In fases, met de valkuilen erbij.

Fase 0: Beslis wat je níét meeneemt

Dit is de belangrijkste fase en de meest overgeslagen. Een migratie is de enige kans die je krijgt om met een schone lei te beginnen. Verspil ‘m niet.

• Dode deals. Alles wat al meer dan een jaar lost of stil is: archiveren, niet migreren. Je hebt het niet nodig in je dagelijkse pijplijn.
• Dubbele en lege contacten. Een contact zonder e-mail, telefoon én bedrijf is geen contact. Ruim het op in de export, niet in Pipedrive.
• Custom fields die niemand invulde. Trek een rapport in het oude systeem: welke velden zijn voor minder dan 20% gevuld? Die velden waren technische schuld. Neem ze niet mee.

Vuistregel: migreer de data die een verkoper morgen nodig heeft om een deal verder te brengen. De rest is archief — bewaar een export, maar laat het je nieuwe systeem niet vervuilen.

Fase 1: Ontwerp je proces vóór je iets importeert

Een veelgemaakte fout: het oude proces één-op-één nabouwen in Pipedrive. Dan migreer je ook de problemen.

Bepaal eerst, los van de oude tool:

• Hoe ziet je pijplijn eruit? Welke stages, en wat is de concrete actie die een deal van de ene naar de volgende stage verplaatst? (Hint: niet twaalf stages. Daarover een apart stuk.)
• Welke velden zijn echt verplicht op het moment dat een deal wordt aangemaakt, en welke pas later?
• Wie is eigenaar van wat? Owner-toewijzing, teams, zichtbaarheid.

Pas als dit op papier staat, ga je inrichten. Anders importeer je data in een structuur die je een maand later weer omgooit.

Fase 2: Velden mappen

Nu pas het “technische” deel.

1. Exporteer uit het bronsysteem (HubSpot: per object; Salesforce: via Data Loader of een rapport-export).
2. Maak een mapping-sheet: bronveld → Pipedrive-veld. Drie kolommen extra: meenemen ja/nee, transformatie nodig, opmerking.
3. Let op de objectstructuur. HubSpot en Salesforce kennen losse objecten (Companies, Contacts, Deals); Pipedrive werkt met Organisaties, Personen, Deals en Activiteiten. De relaties — welk contact bij welke organisatie, welke deal bij welk contact — zijn waar imports stuk gaan. Importeer in de juiste volgorde: eerst organisaties, dan personen, dan deals, dan activiteiten.
4. Gebruik een uniek extern ID per record zodat je relaties kunt leggen en een mislukte import kunt terugdraaien.

Fase 3: Test-import op een handvol records

Importeer níét meteen alles. Neem 20–30 representatieve records — inclusief een paar rommelige randgevallen — en controleer:

• Staan de relaties goed? (Hangt de deal aan de juiste organisatie én persoon?)
• Zijn datums, bedragen en valuta correct overgekomen?
• Kloppen de owners?
• Hoe ziet een gemigreerde deal eruit voor een verkoper — is dit werkbaar?

Pas als dit klopt, draai je de volledige import.

Fase 4: De cutover

Het moment dat het oude systeem dichtgaat. Dit is een organisatorische, geen technische beslissing.

• Kies een harde datum. “We werken voorlopig in beide” is de zekerste route naar mislukking. Twee systemen betekent geen systeem.
• Bevries het oude systeem een dag vóór de finale import, zodat er geen nieuwe data binnenkomt die je mist.
• Doe de finale delta-import van wat er sinds de testfase nog is bijgekomen.
• Zet het oude systeem op read-only, niet meteen offline. Een maand terug kunnen kijken geeft rust.

Fase 5: Adoptie — waar het echt staat of valt

De technische migratie is dan klaar. Of de migratie slaagt, beslist het team in de eerste twee weken.

• Train op het nieuwe proces, niet op de knoppen. Mensen leren een tool door ‘m te gebruiken; ze haken af op een proces dat niet bij hun werk past. Adoptie is een design-probleem, geen training-probleem — daarover schreven we eerder.
• Zet één iemand neer als aanspreekpunt voor de eerste weken. Vragen die niet binnen een minuut beantwoord worden, worden workarounds.
• Meet gebruik, niet tevredenheid. Worden deals bijgewerkt? Worden activiteiten gelogd? Dat zie je in Pipedrive zelf. Een team dat het systeem vult, is een geslaagde migratie.

De samenvatting

Een geslaagde migratie is voor 20% data en voor 80% beslissingen: wat laat je achter, hoe ziet je proces eruit, en hoe krijg je het team mee. De CSV-import is het makkelijke stuk. Behandel ‘m ook zo, en steek je energie in de rest.

Migratie op de planning? We doen dit regelmatig en kennen de valkuilen per bronsysteem. Eén gesprek bespaart je meestal de eerste twee fouten.