Pipedrive + Make: 5 automations die elk salesteam zou moeten hebben

Make is het point-and-click automation-platform dat sales operations zelf kan onderhouden — visuele scenario’s, 1500+ integraties, betaalbaar voor MKB-volumes. Wanneer je Make kiest boven n8n of native automations, bespraken we eerder. Dit stuk gaat over het wat: vijf scenario’s die hun investering bijna altijd terugverdienen.

Per automation: de trigger, de stappen, en de valkuil die mensen erin trappen.

1. Nieuwe lead → verrijken → juiste eigenaar

Probleem: leads komen binnen via een webform of inbox, blijven liggen, of belanden bij de verkeerde verkoper.

Trigger: nieuwe deal of persoon in Pipedrive (of een binnenkomende webhook van je website-form).

Stappen:

1. Verrijk het bedrijf op basis van het e-maildomein (via een verrijkingsdienst of je eigen dataset).
2. Bepaal de owner met een router — op regio, bedrijfsgrootte of rondje round-robin.
3. Zet de owner, maak een eerste opvolg-activiteit aan met een deadline, en stuur een Slack- of Teams-bericht naar die verkoper.

Valkuil: round-robin zonder rekening te houden met afwezigheid. Bouw een check op “actief/beschikbaar” in, anders krijgt de collega op vakantie de halve pijplijn.

2. Deal naar “gewonnen” → kick-off en facturatie in gang

Probleem: een gewonnen deal is het begin van werk, niet het einde. Dat werk start nu handmatig en inconsistent.

Trigger: deal-stage wordt won.

Stappen:

1. Maak een onboarding-/projecttaak aan (in je projecttool of als activiteitenreeks in Pipedrive).
2. Stuur de gegevens naar je boekhouding zodat de eerste factuur klaarstaat — zie ook de Exact/Moneybird-koppeling.
3. Stuur de klant automatisch een welkomstmail met de juiste contactpersoon.

Valkuil: dubbele triggers. Als iemand een deal per ongeluk terug- en weer vooruit zet, vuurt het scenario twee keer. Zet een vlag (custom field “kickoff verstuurd”) en check die als eerste stap.

3. Stille deals → automatische herinnering

Probleem: deals zonder geplande activiteit zijn deals die doodbloeden. Niemand ziet het tot het te laat is.

Trigger: geplande Make-run, bijvoorbeeld elke ochtend.

Stappen:

1. Zoek open deals zonder open activiteit, of zonder activiteit in de laatste X dagen.
2. Filter op stage en waarde — een deal van € 500 verdient niet dezelfde aandacht als één van € 50.000.
3. Stuur de owner een overzicht (“3 deals hebben aandacht nodig”) in plaats van losse meldingen per deal.

Valkuil: te veel ruis. Eén samengevatte ochtendmail werkt; vijf losse pings per dag worden genegeerd en daarmee waardeloos.

4. Offerte getekend → deal automatisch vooruit

Probleem: een verkoper sluit een offerte in PandaDoc of DocuSign, maar vergeet de deal in Pipedrive bij te werken. Je pijplijn loopt achter op de realiteit.

Trigger: webhook “document ondertekend” uit je offerte-tool.

Stappen:

1. Zoek de bijbehorende deal op (via een meegestuurd deal-ID — koppel dat bij het versturen van de offerte).
2. Verplaats de deal naar de juiste stage of zet ‘m op won.
3. Sla de getekende PDF op bij de deal.

Valkuil: de offerte en de deal niet aan elkaar knopen bij verzending. Stop het Pipedrive deal-ID in de metadata van het document, anders raad je achteraf bij welke deal het hoort.

5. Wekelijkse pijplijn-snapshot naar het management

Probleem: managers loggen niet in Pipedrive, dus vragen ze het team om handmatige updates — tijdrovend en gekleurd.

Trigger: geplande run, maandagochtend.

Stappen:

1. Haal de kerncijfers op: nieuwe deals, gewonnen/verloren, totale pijplijn-waarde per stage.
2. Vergelijk met vorige week (bewaar de vorige snapshot in een Google Sheet of datastore).
3. Stuur een korte, leesbare samenvatting naar een management-kanaal.

Valkuil: stage-probability als forecast presenteren. Die getallen liegen vaak — meet je werkelijke conversie per stage. Waarom, staat in dit stuk over forecasting.

Tot slot: begin klein

Bouw niet alle vijf tegelijk. Begin met de automation die het meest pijn doet — meestal nummer 1 of 3 — krijg ‘m stabiel, en breid uit. Een automation die de helft van de tijd verkeerd vuurt, is erger dan handwerk, want niemand vertrouwt ‘m meer.

Wil je dit laten opzetten in plaats van zelf bouwen? Dat is precies waar onze workflow-dienst voor is.