CRM voor recruitment: opdrachtgevers én kandidaten, of toch een ATS?

Een recruitment- of detacheringsbureau verkoopt aan twee kanten tegelijk. Aan de ene kant werf je opdrachtgevers: bedrijven met vacatures, die je moet vinden, overtuigen en blijven bedienen. Aan de andere kant werf je kandidaten: mensen die je moet vinden, spreken, voorstellen en plaatsen. Beide kanten zijn een pijplijn, en beide lekken omzet als opvolging erbij inschiet.

Daarom is “welk CRM voor recruitment?” eigenlijk twee vragen. Hieronder het verschil tussen een CRM en een ATS, drie opzetten die in de praktijk werken, en hoe je Pipedrive inricht voor een bureau. Disclosure: wij implementeren Pipedrive.

CRM of ATS: wat is het verschil?

Een ATS (applicant tracking system) is gebouwd rond kandidaten. Vacatures publiceren op jobboards, sollicitaties ontvangen, cv’s doorzoeken, selectiestappen bijhouden en bewaartermijnen bewaken.

Een CRM is gebouwd rond verkoop. Organisaties en contactpersonen, verkoopkansen in een pijplijn, opvolging per deal, e-mail en rapportage over wat er binnenkomt.

Veel recruitmentsoftware combineert beide. Maar in de praktijk is de ene kant bijna altijd sterker dan de andere. Een ATS met “CRM-functies” is zelden een goed acquisitie-instrument, en een CRM is geen jobboard.

Drie opzetten die werken

1. Alles in één sales-CRM. Voor headhunters, executive search en kleine bureaus met een beperkt aantal zorgvuldig gevolgde kandidaten. Je werkt met een pijplijn voor opdrachtgevers en een pijplijn per vacature of plaatsingsproces voor kandidaten. Eén systeem, één plek voor alle communicatie.

2. ATS voor kandidaten, CRM voor opdrachtgevers. Voor bureaus met veel vacatures en sollicitanten. Het ATS doet de werving, het CRM de acquisitie en het accountmanagement. Een koppeling zorgt dat een nieuwe opdrachtgever of vacature in beide systemen staat.

3. Een recruitmentsuite. Eén pakket dat beide kanten dekt, vaak met functies voor detachering zoals urenregistratie en contracten. Handig als je vooral detacheert; let wel op hoe sterk de sales-kant is.

Pipedrive voor recruitment

Pipedrive heeft zelf een pagina over recruitment. Daarin gebruikt het pijplijnen als applicant tracking, met eigen velden om kandidaten te segmenteren, automatiseringen en e-mailtemplates, en dashboards voor onder meer time-to-hire. Als voorbeeld noemt Pipedrive het Britse bureau Reintech, dat met vier mensen in één jaar 1.500 kandidaten sprak.

In onze ervaring is Pipedrive het sterkst aan de kant van de opdrachtgevers, en daar ligt voor de meeste bureaus ook de meeste omzet. Een opzet die goed werkt:

Pijplijn “Acquisitie opdrachtgevers”: lead → kennismaking gepland → voorstel en fee-afspraak → vacature ontvangen. De dealwaarde is je verwachte fee, zodat je ziet wat er in de pijplijn zit.

Pijplijn “Plaatsingen”: per kandidaat-voorstel een deal, met fases als voorgesteld → gesprek bij opdrachtgever → tweede gesprek → aanbod → geplaatst. Zo zie je per vacature waar elke kandidaat staat, en per week hoeveel plaatsingen eraan komen.

Eigen velden voor functie, uurtarief of salarisindicatie, beschikbaarheid en bron. Let op: Lite heeft 30 eigen velden per bedrijf, Growth 100 en Premium 300. Wie veel kandidaatgegevens wil vastleggen, zit al snel op Growth of hoger.

Automatiseringen (vanaf Growth) voor het voorspelbare werk: kandidaat naar “gesprek bij opdrachtgever” betekent automatisch een taak om na het gesprek te bellen. Een deal “geplaatst” betekent een taak voor de nazorg na een maand.

Leadgeneratie aan de opdrachtgeverskant met tools die je koppelt: Surfe om vanuit LinkedIn contacten en bedrijven in Pipedrive te zetten, en Leadinfo om te zien welke bedrijven je website bezoeken.

Werk je met een ATS ernaast? Dan koppelen we dat met Pipedrive via Make, Zapier of maatwerk, zodat opdrachtgevers en vacatures niet dubbel worden ingevoerd. Hoe we dat aanpakken, lees je bij workflows en automations.

Let op de AVG bij kandidaatgegevens

Kandidaatgegevens zijn persoonsgegevens, en voor sollicitaties gelden duidelijke verwachtingen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk dat je sollicitatiegegevens uiterlijk vier weken na afloop van de procedure verwijdert. Met toestemming van de kandidaat mag je ze langer bewaren, bijvoorbeeld voor een toekomstige vacature.

Leg daarom in je CRM vast of er toestemming is en tot wanneer, en ruim periodiek op. Pipedrive wijst accounts van EU-klanten toe aan zijn EU-datacenters, en de verwerkersovereenkomst is automatisch onderdeel van de voorwaarden.

Dus: welk systeem voor jouw bureau?

• Headhunter of klein bureau met beperkte volumes: alles in een sales-CRM als Pipedrive.
• Bureau met veel vacatures en sollicitanten: een ATS voor kandidaten, gekoppeld aan een CRM voor acquisitie.
• Detacheerder met uren en contracten: een recruitmentsuite, of een CRM voor de sales-kant gekoppeld aan je bestaande systeem.

Hoe de bekende CRM-systemen zich verder verhouden, lees je in het beste CRM voor het MKB. Wil je Pipedrive testen met je eigen opdrachtgevers en kandidaten? Probeer het 30 dagen gratis via onze partnerlink, of stuur ons een bericht voor een opzet op maat van je bureau.