Pipedrive × Exact Online

Exact Online is in Nederland de meest voorkomende ERP/boekhoud-stack voor MKB. De koppeling met Pipedrive bespaart enorm veel handmatig werk — vooral bij teams waar sales en finance nu losse spreadsheets bijhouden.

Wat we typisch bouwen

Bij deal-won → factuur in Exact: automatische factuur-creatie met line-items uit Pipedrive-deal, gekoppeld aan de juiste debiteur en grootboekrekening. Conceptfactuur of definitief, naar voorkeur.

Debiteuren-sync: nieuwe Pipedrive-organisatie wordt automatisch klant in Exact (met de juiste KvK-data, BTW-nummer, contactpersonen). Bestaande klanten worden gematcht op KvK om duplicates te voorkomen.

Betaalstatus terug naar Pipedrive: zodra een factuur in Exact betaald is, schuift de deal in Pipedrive door naar “betaald” — sales weet meteen welke deals echt geld zijn.

Pipedrive en Exact Online synchroniseren: welke data, welke richting

De meeste teams willen niet “alles syncen”, maar een paar afspraken die altijd kloppen:

• Pipedrive → Exact: gewonnen deals worden facturen (of conceptfacturen), nieuwe organisaties worden debiteuren. Pipedrive blijft leidend voor sales-data.
• Exact → Pipedrive: betaalstatus, openstaande posten en debiteurnummers komen terug de pipeline in. Exact blijft leidend voor financiële data.
• Matching: organisaties worden gematcht op KvK-nummer of debiteurnummer, zodat een bestaande klant nooit dubbel wordt aangemaakt.

De synchronisatie loopt realtime via webhooks (een gewonnen deal staat binnen een minuut in Exact) of periodiek in bulk — bijvoorbeeld een nachtelijke sync van openstaande facturen voor je sales-rapportage.

Is er een kant-en-klare integratie?

Er staan koppelingen van derden in de Pipedrive Marketplace die de standaardflow dekken. Die zijn prima als jouw proces exact het template volgt. In de praktijk lopen ze vast op custom velden, kortingsregels, meerdere administraties of afwijkende grootboek-logica — en dan zit je vast aan de beperkingen van andermans template, met support via een ticket-wachtrij.

Daarom bouwen wij de integratie meestal via Make of als custom koppeling: dezelfde flow, maar gemodelleerd op jouw administratie-inrichting, en aanpasbaar als je proces verandert.

Waarom dit werk vereist

Exact’s API is krachtig maar eigenwijs. Authenticatie via OAuth 2.0, rate-limits zijn strict, en de data-structuur (administraties, divisies, grootboekschema) verschilt per klant. Een goede koppeling vereist een echte scope-sessie — niet een templated Make-scenario.

Multi-administratie

Voor groepen met meerdere Exact-administraties (holding + werkmaatschappijen) bouwen we routing-logica zodat een deal in de juiste administratie terechtkomt op basis van Pipedrive-velden of organisatie-mapping.

Wat kost een Pipedrive–Exact Online koppeling?

Een basis-setup — deal-won naar factuur plus debiteuren-sync — bouwen we vanaf €1.200, inclusief scope-sessie, testronde op een test-administratie en 30 dagen warranty. De prijs loopt op met het aantal flows, multi-administratie-routing en het meenemen van historische data. Je krijgt vooraf één vaste prijs, geen uren-verrassing achteraf.

Veelgestelde vragen

Werkt de koppeling met elke Exact Online-editie?

Ja — de koppeling werkt op de Exact Online API en daarmee op alle Nederlandse edities. Exact Globe of Synergy (on-premise) is een ander verhaal; dat kan, maar altijd als custom traject in overleg.

Blijft de koppeling werken als Pipedrive of Exact iets wijzigt?

Wij bouwen op de officiële API’s van beide platformen en leveren met 30 dagen warranty. Voor doorlopend beheer (monitoring, error-alerts, aanpassingen) bieden we een onderhoudsafspraak — handig als de koppeling bedrijfskritisch wordt.

Kunnen jullie ook onze bestaande facturen en klanten importeren?

Ja. Bij de setup matchen we je bestaande Exact-debiteuren aan Pipedrive-organisaties (op KvK- of debiteurnummer) zodat de koppeling vanaf dag één op schone data draait.