Wat kost een CRM-systeem? Licenties, inrichting en de kosten die je niet ziet aankomen

Een CRM-systeem kost voor het MKB meestal €14 tot €60 per gebruiker per maand. Dat is het antwoord dat je overal leest, en het klopt. Maar het is ook het minst interessante deel van de rekening. Wie alleen naar de licentieprijs kijkt, wordt later verrast door onboarding-fees, koppelingen, contactlimieten en de tijd die inrichting kost.

Hieronder alle kosten op een rij. Eerst de licenties van zeven systemen, dan een rekenvoorbeeld, dan de posten die niet op de prijspagina staan. Disclosure: wij implementeren Pipedrive. Alle prijzen zijn per maand bij jaarlijkse facturering, exclusief btw, en gecontroleerd in september 2026 op de officiële prijspagina’s.

Licentiekosten: zeven CRM-systemen naast elkaar

CRM	Gratis plan	Instap	Volwaardig sales-pakket
Pipedrive	Nee (wel gratis proberen)	Lite €14 per gebruiker	Growth €39 of Premium €59 per gebruiker
HubSpot Sales Hub	Ja: 2 gebruikers, 1.000 contacten	Starter €20 per gebruiker	Professional €90 per gebruiker + €1.470 eenmalig
Teamleader Focus	Nee	SMART €50 per pakket (2 gebruikers)	GROW €66 per pakket (2 gebruikers), +€33 per extra gebruiker
Zoho CRM	Ja: 3 gebruikers	Standard €14 per gebruiker	Professional €23 per gebruiker
Salesforce	Ja: Free Suite, 2 gebruikers	Starter Suite €25 per gebruiker	Pro Suite €100 per gebruiker
monday CRM	Nee	Basic €12 per seat (minimaal 3)	Standard €17 of Pro €28 per seat
Exact Online CRM	Nee (wel 30 dagen proberen)	€12,50 per gebruiker	Inbegrepen in Exact Online Boekhouden en Handel

Twee dingen vallen op. De meeste systemen rekenen per gebruiker, maar Teamleader rekent per pakket inclusief twee gebruikers, en monday verkoopt seats in vaste blokken vanaf drie. En de spreiding bij volwaardige pakketten is groot: van €23 bij Zoho tot €100 bij Salesforce.

Wil je weten wat de pakketten van Pipedrive precies bevatten? Zie onze Pipedrive-prijzenpagina. Hoe de systemen zich inhoudelijk verhouden, lees je in het beste CRM voor het MKB.

Rekenvoorbeeld: een salesteam van vijf, eerste jaar

Alleen licenties, bij jaarlijkse facturering:

• Pipedrive Growth: 5 × €39 × 12 = €2.340. Op Premium: €3.540.
• HubSpot Sales Hub Professional: 5 × €90 × 12 = €5.400, plus €1.470 verplichte onboarding = €6.870 in jaar één.
• Teamleader Focus GROW: (€66 + 3 × €33) × 12 = €1.980.
• Zoho CRM Professional: 5 × €23 × 12 = €1.380.
• Salesforce Starter Suite: 5 × €25 × 12 = €1.500. Op Pro Suite: €6.000.
• monday CRM Standard: 5 seats × €17 × 12 = €1.020.

Op licentieprijs alleen is Pipedrive dus niet het goedkoopste. Het verschil tussen de systemen is in dit voorbeeld hooguit een paar duizend euro per jaar, en dat is minder dan wat één gemiste deal of een half jaar slechte adoptie kost. Daarom zijn de volgende posten belangrijker dan de licentie.

De kosten die niet op de prijspagina staan

1. Inrichting. Een CRM uit de doos is een lege database. Iemand moet je verkoopproces vertalen naar fases, velden, rechten en rapportages. Doe je het zelf, dan kost het tijd: reken voor een klein team op een paar dagen, voor een team van tien al snel op weken. Met een partner betaal je een vast bedrag of uren. Ter indicatie: wij richten Pipedrive in met de Kickstart vanaf €1.250 (tot 3 gebruikers) of met een volledige implementatie vanaf €4.500 (5 gebruikers). Bij HubSpot Sales Hub Professional is een onboarding van €1.470 zelfs verplicht.

2. Data-migratie. Klanten, contactpersonen en lopende deals uit je oude systeem of spreadsheet overzetten, inclusief ontdubbelen. Uit een nette spreadsheet is het een import van een uur; uit een oud CRM met jaren historie een klus van dagen.

3. Koppelingen. Je CRM moet praten met je mail, agenda, boekhouding en offertes. Mail en agenda zitten meestal in de licentie. Voor je boekhouding betaal je vaak een connector: voor Pipedrive en Exact Online bijvoorbeeld €35 of €70 per maand (alle opties). Loopt een koppeling via Make of Zapier, dan komt daar een eigen abonnement bij. Een koppeling op maat is een eenmalig bedrag. Bij ons begint een Moneybird-koppeling vanaf €750 en een Exact-koppeling vanaf €1.200.

4. Add-ons. Veel CRM’s verkopen extra’s los: e-mailcampagnes, leadgeneratie, documenten, projecten. Bij Pipedrive zitten LeadBooster, Projects en Smart Docs in Premium en Ultimate, maar betaal je ze op Lite en Growth los. Check vooraf welke add-ons je nodig hebt; soms is een hoger pakket goedkoper dan een lager pakket met losse add-ons.

5. Groei. Hier zit het grootste verschil tussen systemen. Rekent een systeem per gebruiker, per contact of per “hub”? Moet je bij een bepaalde functie ineens naar een pakket dat twee keer zo duur is? Bij HubSpot zit de grote sprong tussen Starter (€20) en Professional (€90 plus onboarding). Bij Pipedrive is de prijs lineair per gebruiker, zonder verplichte onboarding.

6. Adoptie. De duurste post staat op geen enkele factuur: een CRM dat niemand invult. Dan betaal je licenties voor een systeem waar je niets aan hebt, en werkt het team ondertussen gewoon verder in Excel. Kies daarom een systeem dat je verkopers prettig vinden, en neem training mee in je budget.

Zo bepaal je je CRM-budget

1. Tel je gebruikers, nu en over een jaar. Dat getal bepaalt de licentie meer dan het pakket.
2. Kies het pakket op functies die je in jaar één echt gebruikt, niet op de functies die je ooit misschien wilt.
3. Tel inrichting en migratie één keer mee, zelf in tijd of via een partner in euro’s.
4. Tel koppelingen en add-ons per maand mee.
5. Vergelijk de totale kosten over twee jaar, niet de instapprijs.

Wil je Pipedrive eerst zelf ervaren voordat je rekent? Via onze partnerlink probeer je het 30 dagen gratis in plaats van 14, zonder creditcard. En twijfel je tussen twee systemen, of wil je een eerlijke inschatting van de inrichtingskosten voor jouw situatie? Stuur ons een bericht.